NLP-Technologie: KI in der Immobilienwirtschaft

09.05.2023

Kein Zweifel, der Einsatz künstlicher Intelligenz wird auch die Immobilienbranche nachhaltig verändern. Innovative, nachhaltige Konzepte sind nicht nur beim Immobilienbau der Schlüssel zum Wettbewerbsvorteil. Der Einsatz von Natural Language Processing für die Verarbeitung komplexer Texte revolutioniert die Immobilienverwaltung und den Vertrieb.

Die schnelle Verfügbarkeit von Informationen aus Dokumenten ist Grundlage für Prozessautomatisierung und strategische Unternehmensentscheidungen.

Natural Language Processing (NLP): Die Technologie

NLP ist ein Bereich der künstlichen Intelligenz, der sich mit der Verarbeitung und Analyse von menschlicher Sprache beschäftigt. Mit NLP können Computer menschliche Sprache verstehen, analysieren und interpretieren – und auf menschlichem Niveau verarbeiten. Dies ermöglicht es, Informationen selbst aus langen, unstrukturierten Texten automatisch zu extrahieren und strukturiert auszugeben.

Immobilienverwaltung mit KI

Management von Mietverträgen

Digitalisierung, Automatisierung und Verwaltung

Die Verwaltung von Mietverträgen ist für Vermieter und Verwalter oft nach wie vor eine zeitintensive und komplexe Aufgabe. Die wichtigen Informationen aus den, in der Regel nicht standardisierten und teils umfangreichen Verträgen, müssen in die Systeme übertragen werden – vom Namen der Mieter über Mietdauer, Konditionen, Zahlungs- und Kündigungsbedingungen bis zu den Pflichten bei Rückgabe.

Traditionell werden die Informationen manuell aus den Mietverträgen ins Verwaltungssystem übertragen. Dies ist jedoch nicht nur eine mühsame, sondern auch eine fehleranfällige Aufgabe, die viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Mittels NLP-Technologie lassen sich viele Prozesse und/oder Arbeitsschritte (fast) vollständig automatisieren.

So ist die skalierbare Verwertung von Informationen, selbst aus komplexen Vertragswerken, möglich. Immobilienunternehmen sparen nicht nur Zeit, sie gewinnen Transparenz und Sicherheit.

Datenextraktion / Dateneingabe

Vollautomatisiert im System
Mittels NLP-Technologie lassen sich wichtige Informationen aus den Mietverträgen extrahieren und strukturiert in führende Systeme übertragen – unabhängig von ihrer Länge, der Form und dem Format. Die schnelle, effiziente und vor allem genaue Verfügbarkeit der Informationen sorgt für volle Transparenz und beschleunigt die Bearbeitung insgesamt.

Fristenmanagement

Sicherheit im Prozess
Das automatisierte Auslesen aller wichtigen Informationen aus Mietverträgen ermöglicht einen strukturierten Umgang mit den Modalitäten. Die im Text beschriebenen Laufzeiten und Fristen werden zu Datenfeldern. Das ermöglicht zum Beispiel einen Sicherheitsabgleich der Kündigungsfristen oder die Erstellung von Kündigungserinnerungen. Auch bei einem Mieterwechsel sind alle wichtigen Informationen – von Kautionsvereinbarungen bis Daten aus Übergabeprotokollen – schnell verfügbar.

Mietpreisüberwachung / Potentiale

Laufend alle Konditionen unter Kontrolle
Mietpreise unter Kontrolle: Nicht nur die aktuellen Mietpreise, sondern auch Indexmieten sowie mögliche Anpassungen zu einem bestimmten Zeitpunkt sind wichtige Informationen für jede Immobilienfirma. Mithilfe von NLP-Technologie lassen sich diese nicht nur extrahieren, sondern auch überwachen. So können Immobilienunternehmen sicherstellen, dass die Mietpreise immer, wenn möglich, angepasst und korrekt berechnet werden.

Controlling & Reporting

Automatisierte Auswertung
Berichte und Analysen sind wichtig, um den Zustand der Immobilien und deren Rentabilität zu beurteilen. Informationen aus Mietverträgen können dabei helfen, diese Berichte zu erstellen und die Entwicklung der Mieteinnahmen im Laufe der Zeit zu verfolgen.

Compliance

Gesetzliche Vorgaben einhalten
Immobilienverwaltungen müssen sich an verschiedene gesetzliche Vorgaben halten – Mietverträge müssen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Mittels NLP-Technologie kann der gesamte Vertragsbestand schnell auf bestimmte Kriterien geprüft werden. So lassen sich Mietverträge identifizieren, die nicht den Vorgaben entsprechen. Insbesondere bei Gesetzesänderungen oder der Übernahme von einer Vielzahl an bestehenden Mietverträgen durch ein Unternehmen bedeutet dies einen großen Gewinn an Sicherheit.

Identifikation von Risiken

Klauselmanagement
Mietverträge enthalten Informationen über die Bedingungen und Verpflichtungen von Mietern und Vermietern. Selbst in komplexen Vertragstexten lassen sich mittels NLP-Technologie vorher definierte Vertragsklauseln mit hoher Genauigkeit erkennen und so und potenzielle Risiken zu identifizieren, wie beispielsweise unklare Klauseln oder Vertragsbedingungen, die nicht vollständig erfüllt werden (können) oder veraltete Klauseln im Vertragsbestand.

Digitalisierung & Migration

Mietvertragsdaten digitalisieren oder migrieren
NLP-Technologie spart bei der Digitalisierung oder Migration von Mietverträgen von einem System ins andere wertvolle Zeit und sorgt für Genauigkeit. Der Dokumententyp wird erkannt, wichtige Informationen werden automatisch extrahiert und – ggf. nach einem Review – direkt ins (neue) System übertragen. So wird die Grundlage für Auswertungen auf Basis des gesamten Vertragsbestands geschaffen. Via Batch-Upload können auch große Mengen an Verträgen zeitgleich bearbeitet werden.
Vorteile für Immobilienunternehmen durch NLP-Technologie:

Zeitersparnis

Das manuelle eingeben von Daten oder das Durchsuchen von Mietverträgen nach relevanten Informationen kann sehr zeitaufwendig sein. NLP-Technologie kann diese Informationen automatisch extrahieren – was Zeit und Ressourcen spart.

Reduktion von Fehlern

Wenn Menschen Mietverträge manuell Daten eingeben oder „verarbeiten", treten oft Fehler auf. NLP-Technologie minimiert das Fehlerrisiko – die Ergebnisse sind präzise und konsistent.

Bessere Entscheidungsfindung

Die Möglichkeit, alle relevanten Informationen aus einem Mietvertrag schnell und vor allem mit hoher Genauigkeit zu extrahieren, gibt Immobilienunternehmen die Möglichkeit, Entscheidungen auf Basis einer breiteren und vollständigeren Informationsbasis zu treffen.

Automatisierung von Prozessen

Mittels NLP-Technologie lassen sich zahlreiche Prozesse rund ums Dokument automatisieren, die normalerweise manuell durchgeführt werden. Das steigert die Effizienz und schafft Platz, um andere Themen voranzutreiben.

Verbesserte Datenspeicherung und -analyse

Durch die strukturierte Extraktion von Informationen aus Mietverträgen lassen sich Daten in ein einheitliches Format bringen und analysieren. Das ermöglicht es, wertvolle Erkenntnisse aus den Daten zu gewinnen.
Exposé-Daten – transparent

Automatisiertes Auslesen von Exposés

Manuelle Arbeitsschritte digitalisiert – Datenverfügbarkeit für volle Transparenz

Exposés sind eine der wichtigsten Informationsquellen. In der Regel von Maklern erstellt, sind sie jedoch nicht standardisiert und manuell gesichtet und die Daten in die Systeme übertragen werden müssen. Das erfordert viel Zeit und Ressourcen. Zudem besteht das Risiko von Fehlern, Dopplungen und Unvollständigkeiten.

Durch die Automatisierung dieses Prozesses mittels NLP-Technologie können Immobilienunternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Datenqualität erheblich verbessern.

Sind die Daten schnell und strukturiert verfügbar, ermöglicht es Immobilienfirmen, effizienter zu arbeiten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie können den Wert von Objekten besser einschätzen, ihre Marketingstrategie auf Basis von nahezu vollständiger Datenbasis optimieren und schneller gezielt auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen.

Prozessautomatisierung

Effizient Ressourcen sparen
Die Automatisierung des Dateneingabe- und Auswertungsprozesses kann die Effizienz massiv erhöhen. Durch die automatisierte Extraktion von Daten sparen Unternehmen Ressourcen – Mitarbeiter können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Marktanalyse

Trends und Muster erkennen
Schnell und effizient Informationen über den Immobilienmarkt sammeln und analysieren: Mithilfe der Daten lassen sich Trends und Muster erkennen – eine wertvolle Basis für die Entwicklung von neuen Marketingstrategien und zur Entscheidungsfindung.

Objektbewertung

Optimierte Preisstrategie
Noch schneller und präzise Objektbewertungen durchzuführen: Mithilfe der Daten lässt sich der (aktuelle) Wert von Immobilien bestimmen – und eine realistische Preisstrategie entwickeln.

Zielgruppenanalyse

Die Kunden kennen
Schnell und präzise Daten über potenzielle Kunden sammeln und analysieren: Die gesammelten Informationen liefern ein genaueres Bild der spezifischen Bedürfnisse von Interessenten und bestehenden Kunden.

Angebotserstellung

Maßgeschneiderte Ansprache
Immobilienunternehmen können die gewonnenen Daten nutzen, um potenzielle Kunden gezielter anzusprechen und maßgeschneiderte Angebote zu erstellen. Durch die automatisierte Datenauswertung kann das Unternehmen schnell und präzise auf Kundenbedürfnisse reagieren und dadurch die Kundenbindung verbessern.

Wettbewerbsvorteil

Vorne weg agieren
Durch den Einsatz von NLP-Technologie können Immobilienunternehmen effizienter und vor allem noch strukturierter arbeiten. Im Vergleich zur Konkurrenz können sie schneller auf neue Entwicklungen im Markt reagieren und potenzielle Kunden gezielter ansprechen.
Informationsverfügbarkeit
Zeitersparnis
Effizienzsteigerung
Qualitätssteigerung
Prozessautomatisierung
Marktübersicht
Optimierte Zielgruppenansprache
Wettbewerbsvorteil
NLP im praktischen Einsatz

Das KI-System zur Verarbeitung komplexer Dokumente

Neueste Technologie ermöglicht Automatisierung

Mit unserem KI-System kinisto lassen sich Informationen aus Dokumenten jeglicher Länge und Komplexität in strukturierte Daten umwandeln und schnell weiterverarbeiten – unabhängig vom Eingangskanal, der Formate oder dem Aufbau von Dokumenten.

Grundlegender Prozess bei der Dokumentenverarbeitung mit kinisto:

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