KI & Dokumentenverarbeitung

26.07.2022 | Johannes Humbert

Mit hoher Genauigkeit Daten aus Standarddokumenten extrahieren und Zusammenhänge selbst in langen, komplexen Dokumenten erkennen: Die Frage ist nicht, ob es sinnvoll ist, sondern wie groß das Potenzial bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung im Einzelnen ist.


Vom Zeitfresser zum Business-Accelerator

Mehr oder weniger versteckt enthalten unsere Geschäftsdokumente Informationen, die wir benötigen, um einzelne Arbeitsschritte zu erledigen, das Angebotsportfolio strategisch weiterzuentwickeln, mögliche Risiken für das Unternehmen zu identifizieren oder fundierte unternehmerische Entscheidungen zu treffen.

Das Potenzial ist groß – aber die Verarbeitung komplexer Dokumente nach wie vor für viele Unternehmen nicht greifbar und die Erkennungsraten bei der Verarbeitung von Standarddokumenten nicht so hoch, wie sie sein könnten.

Nicht nur Belegdokumente wie Rechnungen oder Bestellungen, auch Verträge, Research Paper, CVs, Arbeitszeugnisse, (technische) Dokumentationen oder Arztbriefe lassen sich mittlerweile mittels KI-Technologie auf bestimmte Informationen hin analysieren – schnell und mit sehr hoher Genauigkeit. Die Analysemöglichkeiten gehen dabei weit über das positionsbasierte Auslesen von Zahlen hinaus. Die KI-Technologie erkennt Paragrafen, Klauseln, Zusammenhänge – auch wenn die relevanten Textpassagen nicht einheitlich formuliert sind und an unterschiedlichen Stellen in den Dokumenten stehen.

Unternehmen können auf dieser Basis durch Optimierung und Erschließung neuer Use Cases für die Dokumentenverarbeitung ihr Business weitreichend digitalisieren. Im Einzelnen kann das nicht nur viel Zeit einsparen, sondern auch den gesamten Arbeitsprozess revolutionieren.

Die Prozessautomatisierung steigert die Effizienz, Echtzeitinformationen sorgen für mehr Produktivität, Mitarbeiter werden bei Routinetätigkeiten entlastet und können sich auf die eigentliche Kernwertschöpfung des Unternehmens fokussieren. So wird aus der intelligenten Dokumentenverarbeitung nicht nur eine reine Maßnahme zum Einsparen von Kosten, sondern ein Hebel für mehr Umsatz bei höheren Margen.

Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine

Bei vielen Unternehmen bereits im Fokus ist das Auslesen von Belegdokumenten, wie Rechnungen – wobei auch hier meist rein auf eine OCR (Optical Character Recognition) zurückgegriffen wird. Oft muss die Software unternehmensindividuell aufwändig angepasst und Templates für einzelne Lieferanten einzeln erstellt werden, um eine annehmbare Erkennungsrate zu erzielen. Insbesondere bei Lieferscheinen und Bestellungen stoßen gängige Systeme schnell an Ihre Grenzen.

Moderne KI-Technologie kann im Einsatz für Belegdokumente die Erkennungsraten deutlich steigern ohne viel Anpassungsaufwand für einzelne Lieferanten. Denn eine Information muss nicht an einer bestimmten Stelle stehen, um mittels KI-Technologie sicher erkannt zu werden. Unabhängig vom Aufbau eines Beleges lassen sich die tatsächlichen Inhalte erkennen – durch kontextuelle Analyse der Inhalte. Das bedeutet, Informationen werden nicht nur rein auf Positionsebene erkannt, sondern jede auf dem Dokument enthaltene Information wird mit jeder weiteren in Beziehung gesetzt.

Komplexe Dokumente – vom Vertrag bis zum Research Paper

Ohne Unterstützung durch KI-Technologie ist das Auffinden von Informationen in langen, komplexen Dokumenten zeitaufwändig oft nur durch „manuellen“ aufwand von Experten möglich. So beispielsweise bei der Prüfung von Verträgen auf bestimmte Risikoklauseln oder auch beim Abgleich von Bewerbungsunterlagen mit dem geforderten Skillset.

Unterschiedliche, oft lange Unterlagen, Akten oder Dokumente müssen analysiert werden. Wobei die Texte selten in standardisierten Formaten vorliegen. Durch Natural Language Processing (NLP) mit Deep Learning-Verfahren ist es möglich, Kerninformationen aus diesen Dokumenten schnell und präzise zu extrahieren. Die relevanten Passagen können im Dokument markiert ausgegeben werden, was den Bearbeitungsprozess erheblich beschleunigt.

Natürlich können die wichtigen Daten aus den Dokumenten nicht nur markiert, sondern auch extrahiert und zwecks Weiterverarbeitung an Folgesysteme übergeben werden. Beispiel Verträge: Termine, Fristen, Vertragsparteien, kritische Klauseln – alles kann automatisiert aus Vertragswerken in Form von Daten zur Verfügung gestellt werden.

Auch Informationen aus Studien oder umfangreichen Dokumentationen lassen sich strukturiert extrahieren und zu verschiedensten Zwecken weiterverwenden. Sei es zum Abgleich oder zur schnellen Verfügbarkeit für unterschiedliche Parteien. Branchenspezifisch können die relevanten Merkmale definiert und zugeschnitten auf den spezifischen Prozess an den richtigen Stellen ausgegeben werden.

Der Schatz im Archiv

KI-Technologie unterstützt aber nicht nur bei der Verarbeitung von eingehenden Dokumenten – auch große Bestände können strukturiert analysiert werden. Es ist also möglich, die wichtigen Daten aus hunderten (oder mehr) Dokumenten zu extrahieren. Die wertvollen bereits vorhandenen, jedoch bislang „versteckten“ Informationen sind somit zugänglich, was beispielsweise die Prüfung des gesamten Vertragsbestandes auf bestimmte Risiken ermöglicht.

Der Weg zur intelligenten Dokumentenverarbeitung

Von der Plug&Play-Lösung für das Auslesen von Standardinformationen bis hin zur Realisierung von speziellen Use Cases – die Möglichkeiten zum Einsatz der KI-Technologie am Dokument sind vielfältig. Der erste Schritt zum erfolgreichen Einsatz ist ein Gespräch. KI-Experten mit umfangreichem Spezialwissen im Bereich Dokumentenanalyse können Antworten auf die wichtigsten Fragen geben: Ist der Use Case realisierbar? Was für Voraussetzungen müssen gegeben sein? Wie lange dauert die Umsetzung? Was kostet die Realisierung?

Bei sehr komplexen Projekten beraten die Strategen rundum – von der Anforderungsdefinition über den Projektrahmen bis hin zur genauen Planung der Umsetzung und Begleitung durch das Projekt. Wichtig ist es, die Lösung im speziellen Business-Kontext zu betrachten und entsprechend gezielt auf die zugrunde liegenden Prozesse konzeptionell auszurichten.

Ihr Ansprechpartner

Als Spezialist für den KI-Bereich „Dokumentenanalyse mit Natural Language Processing auf Basis von Deep Learning im praktischen Einsatz“ berät tetrel ganzheitlich. Wir sind Strategen, die modernste KI-Technologie sinnvoll einsetzen möchten, um den größtmöglichen Benefit für unsere Kunden zu erzielen. Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne!

Johannes Humbert
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